BID-00244: Ultimo – TOPdesk – Meldingenbeheer voor IT en Medische Techniek
Proces
Met deze koppeling worden jobs (tickets) die in Ultimo worden aangemaakt en bijgehouden, automatisch doorgezet naar TOPdesk (meldingen) indien de melding een melding rondom Equipment betreft. Functioneel Beheerders (ITMS) kunnen in TOPdesk de melding opvolgen en bewerken, waarbij deze koppelingen bi-directioneel o.a. de status, bijlagen bijwerkt in zowel TOPdesk als in Ultimo.
De integratie omvat de volgende deelprocessen:
- Synchroniseer TOPdesk software en configuratie items (Assets) naar Ultimo (Equipment)
- Ultimo (Job) synchronisatie naar TOPdesk incident (Melding)
- Synchroniseer de voortgangsstatus van TOPdesk naar Ultimo
- Synchroniseer de voortgangsstatus van Ultimo naar TOPdesk
De Ultimo-TOPdesk koppelingen verbeteren het meldingenbeheer voor IT en Medische Techniek door naadloze synchronisatie van jobs en incidenten, wat leidt tot efficiëntere afhandeling en betere communicatie tussen afdelingen.
Initiatie
Deze koppelingen vinden gedurende de dag, elke 15 minuten plaats. Zo wordt continue, bi-directioneel ticket informatie en statusmonitoring tussen TOPdesk en Ultimo gesynchroniseerd.
Datastroom
Tijdens het synchronisatieproces worden de volgende gegevens standaard gesynchroniseerd vanuit Ultimo naar TOPdesk:
- Reporter (Name, Phone, Mobile phone, Email)
- (Job) description
- Equipment description
- Cost units (Instrument, Site)
- Failure cause
- Explanation
- Progression Progress (Status)
Omgekeerd omvatten de gesynchroniseerde velden van TOPdesk naar Ultimo:
- Name
- Type
- Unique identifier
- Processing (Status)
- Action (Memo text, Operator name, Entry date)
Voorwaarden
Deze koppelingen kunnen alleen worden gebruikt indien aan de onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- Zowel TOPdesk als Ultimo moeten operationeel zijn als Software as a Service (SAAS).
- Ultimo moet voor dit onderdeel als primair ticketsysteem actief worden ingezet (is leidend).
- De module TOPdesk “Asset Management” moet in gebruik zijn.
- De module Ultimo “Medische Technologie” moet in gebruik zijn.