fb
Onze dienst

Basismigratie HRM/Payroll

De Basismigratie HRM/Payroll is een combinatie van vastomlijnde taken en resultaten die Yenlo uitvoert op basis van een vaste prijs. De Basismigratie kan optioneel worden uitgebreid met aanvullende diensten en onderdelen. In deze beschrijving een helder overzicht van de wijze van calculeren, aannames van Yenlo bij de totstandkoming van de vaste prijs en een overzicht van de taken en resultaten die de Basismigratie oplevert.

Scope Basismigratie HRM/Payroll

Als vertrekpunt hanteren we het begrip ‘basismigratie’. Dit doen we doordat hiermee duidelijk wordt welke aantallen en actoren die uitvoer, investering en voordelen beïnvloeden.

Peildatum

Migratie van de actuele gegevens die op het moment van data-extractie die een juiste verloning in AFAS Profit per datum live-gang mogelijk maken van de personeelsleden die effectief per (peildatum) in dienst zijn.

Randvoorwaarden

De Basismigratie is gebaseerd op de volgende randvoorwaarden:

  • In de Basismigratie zit maximaal:
    • 1 Bronpakket
    • 1 CAO
    • 1 Werkgever
    • 1 Proefmigratie + 1 Go-Live migratie
  • De basismigratie betreft één klantorganisatie (bron en doel);
  • Klant organiseert volledige (remote) toegang tot het bronsysteem aan Yenlo dusdanig dat Yenlo de data-extractie vanuit het bronsysteem naar behoren kan uitvoeren;
  • Er vindt ondersteuning plaats bij het vaststellen van de benodigde brondata;
  • Vertaaltabellen worden vastgelegd in de productie AFAS Profit-omgeving van de betreffende klant.

Standaard dataset in de Basismigratie

De volgende dataset wordt standaard gemigreerd binnen de scope van de Basismigratie:

  • Medewerker stamgegevens (NAW- en Contactgegevens);
  • Actuele SCORFI-gegevens (Salaris-, Contract-, Organisatie-, Rooster-, Functie- en Instantiegegevens);
  • Bankrekeningen t.b.v. salaris (excl. loonbeslagen en leningen);
  • Vaste looncomponenten actief op peildatum;
  • Verzuimmeldingen en verzuimverloop (2 jaar vanaf peildatum, excl. dossiers);
  • Loopbaanhistorie (alleen bij Onderwijs & Overheid).

Cumulatieve gegevens na afsluiting van het loonjaar in de bronapplicatie:

Zorg

  • Gegevens t.b.v. ziekengeldberekening en ORT bij verlof;
  • MKSA (keuzebudget) – nieuwe functionaliteit;
  • Jaarloon BT;
  • Reservering Vakantietoeslag;
  • Reservering Eindejaarsuitkering;
  • Opvuldienstverbanden (noodzakelijke contractgegevens t.b.v. dienstverbandnummering).

Onderwijs

  • Pensioengrondslag;
  • Jaarloon BT;
  • Reservering Vakantietoeslag;
  • Reservering Eindejaarsuitkering;
  • Reservering Bindingstoelage;
  • Opvuldienstverbanden (noodzakelijke contractgegevens t.b.v. dienstverbandnummering).

Overheid

  • Pensioengrondslag;
  • Jaarloon BT;
  • Reservering Vakantietoeslag;
  • Reservering Eindejaarsuitkering;
  • Actueel verlofsaldo per live-gang;
  • Opvuldienstverbanden (noodzakelijke contractgegevens t.b.v. dienstverbandnummering).

Taken uitgevoerd door Yenlo

Om te zorgen voor een kwalitatief goede migratie en duidelijkheid voor de klant, beweegt Yenlo mee met de fasering van de AFAS Profit implementatie traject. De taken die per fase worden uitgevoerd en gepland zijn de volgende:

Analysefase

  • Workshop project afbakening met de Yenlo projectleider en uitvoerend migratieconsultant;
  • Opstellen van het migratieplan en detailplanning;
  • Mapping sessies (indien de klant de data aanlevert). Hierbij loopt de uitvoerend consultant de aanleversjablonen door en legt uit hoe het migratietraject er inhoudelijk uit komt te zien. Indien de klant zelf de data onttrekt zijn deze sessies niet nodig;
  • Data interpretatiesessie waarin de data van de klant wordt besproken en welke vertalingen benodigd zijn. Dit wordt vastgelegd in het Data-interpretatiedocument;
  • Advisering rondom toe te passen test- en beoordelingsmethodiek van de opgeleverde (proef)migraties. Daarbij zal ook beoordeeld worden in hoeverre de klant over de juiste capaciteit hiervoor beschikt.

Realisatiefase

  • Extraheren van de data uit het bronsysteem (indien Yenlo de data onttrekt) voor de proefmigratie;
  • Uitvoeren van de proefmigratie voor de gehele Basismigratiescope;
  • Bespreken bevindingen met de klant op basis van de vastgelegde bevindingen;
  • Aanpassingen van de Basismigratie uitvoer op basis van bevindingen op basis van de vastgelegde bevindingen;
  • Acceptatiemoment van de proefmigratie samen met de klant op basis van vastgelegde acceptatiecriteria;
  • Opnieuw extraheren van brondata voor de livemigratie;
  • Uitvoeren van de livemigratie stamgegevens;
  • Bespreken bevindingen livemigratie op basis van de vastgelegde bevindingen;
  • Eventuele iteraties/herstelwerkzaamheden;
  • Acceptatiemoment livemigratie samen met de klant op basis van de vastgelegde acceptatiecriteria.

Testfase

  • In een deel van de projecten valt de livemigratie in de testfase, dit wordt afgestemd met de projectmanager.

Go-livefase

  • Onttrekken van cumulatieve gegevens (bij bronpakketten waarbij de implementatie- migratiepartner de data onttrekt);
  • Migreren van de go-live onderdelen;
  • Acceptatiemoment van de go-live onderdelen samen met de klant op basis van vastgelegde acceptatiecriteria;
  • Eventuele iteraties / herstelwerkzaamheden.

Nazorgfase

  • Opleveren eindverslag welke accountant-proof is;
  • Decharge van het project waar migratie een onderdeel van is;
  • Eventuele aanvullende migraties.

Resultaten opgeleverd door Yenlo

De volgende resultaten worden door Yenlo opgeleverd in de scope van de Basismigratie:

  • Geaccordeerd migratieplan en planning;
  • Opleververslag na iedere migratie;
  • Eén productie doelomgeving voorzien van de gemigreerde data van de klantorganisatie;
  • Eindverslag.

Wat doet Yenlo niet in de Basismigratie en/of in Aanvullingen op de Basismigratie

Op basis van onze ervaring zijn er een aantal taken en/of datasets die wij niet uitvoeren of meenemen tijdens een Basismigratie traject:

  • Bedrijf kritische velden die tijdens de implementatie worden aangemaakt, zijn géén onderdeel van de Basismigratie, maar kunnen als aanvullend migratie onderdeel worden afgenomen;
  • Historische SCORF-gegevens op de daarvoor bestemde standaard tabbladen in AFAS Profit. SCORF-historie gaat altijd naar een vrij contactbestand indien de klant deze aanvullende migratie afneemt. Omdat het migreren van deze gegevens naar de standaard tabbladen in AFAS Profit ook veel aanvullend inrichtings- en scriptingswerk met zich brengt, en het doel ‘inzage’ is, is deze keuze gemaakt. 

Projectleiding

Binnen de basismigratie zijn vaste werkzaamheden van de projectleider opgenomen in de prijs. Voor sommige projecten is extra projectleiding vereist, die buiten de vaste werkzaamheden vallen. Deze kunnen aanvullend afgenomen worden o.b.v. nacalculatie met een tarief.