Als het over de toegevoegde waarde van IT in de gezondheidszorg gaat, dan spreken we al snel over innovaties als digitale consulten. Of over het belang van elektronische patiëntendossiers en de noodzaak van het veilig delen van informatie tussen in- en externe zorgprofessionals. En terecht: digitalisering heeft de kwaliteit van de zorg verhoogd, de ervaring van de cliënten vaak verbeterd en de kosten omlaag gebracht. Toch is er ook een wereld te winnen als het gaat om activiteiten in zorginstellingen die zich wat verder van het bed afspelen. De logistieke processen, bijvoorbeeld.
De dagelijkse goederenstroom van en naar ziekenhuizen is gigantisch. Een leeg schap in een supermarkt is zeker lastig voor een klant en betekent wellicht omzetverlies voor de ondernemer. Maar medicijnen die te laat worden geleverd, of een gebrek aan producten die essentieel zijn voor een diagnosetraject, kunnen een serieus gevaar opleveren voor de behandeling (en dus de gezondheid) van patiënten.
Aan de andere kant beschikken zorginstellingen lang niet altijd over genoeg magazijnruimte om een grote hoeveelheid goederen op te slaan, zeker niet als die onder geconditioneerde omstandigheden moeten worden behandeld, als ze beperkt houdbaar zijn, of als het om afval en restproducten gaat waarvoor een speciale behandeling nodig is.
Het logistieke proces van ziekenhuizen en andere zorginstellingen optimaliseren
Er is in de loop van de tijd een ecosysteem ontstaan van leveranciers, transporteurs, uitbaters van distributiecentra en zorginstellingen dat zich bewezen heeft als betrouwbaar. Partijen communiceren met elkaar en er wordt op dagelijkse basis nauw samengewerkt. Maar het proces is daarmee nog niet per se efficiënt.
Als ik met logistiek dienstverleners om tafel zit, komen precies dezelfde vragen op tafel als bij andere processen in de zorg: hoe kunnen we de betreffende instelling beter bedienen – en dit tegen lagere kosten? En dat kostenbegrip moeten we dan vooral breed zien: voorraadkosten, transportkosten en kosten die ontstaan als bepaalde goederen niet of te laat worden geleverd. De vraag is, kortom: kunnen we het logistieke proces efficiënter inrichten dan nu het geval is?
Ja, dat kan. Wij doen dat bijvoorbeeld door samen te werken met een partij als Trancon, een specialist in het automatiseren van logistieke processen door middel van software. Waar zij zich richten op het logistieke proces zelf en op de afspraken tussen transporteurs en warehouses, daar koppelen wij als integratiepartij de oplossing van Trancon aan de back-office-systemen van ziekenhuizen en andere zorginstellingen.
Integration-as-a-Service
Vaak zitten bij die organisaties nog steeds medewerkers op logistieke afdelingen pakbonnen over te tikken, en faxberichten te verwerken. Daar is echt een enorme efficiencyslag te maken, die neer kan komen op een besparing van een tot twee FTE’s per ziekenhuis. En die het proces (en de documentatie ervan) ook nog eens betrouwbaarder, inzichtelijker en veiliger maakt. Bijvoorbeeld als het gaat om de bewaking van persoonlijke gegevens van cliënten, of om het reduceren van faalkosten.
Het inzetten van een gezamenlijk digitaal integratie platform-as-a-service (iPaaS) maakt het realtime en veilig delen van informatie mogelijk.
In feite komen vier partijen dan samen: de leverancier (in de logistieke sector de ‘verlader’ genoemd), de logistiek dienstverlener (transporteur), de partij die voor de opslag in het warehouse zorgt en de opdrachtgever: het ziekenhuis.
Dit klinkt wellicht niet als een technologische revolutie. En dat is het ook niet. Sterker nog, het is klassiek laaghangend fruit. In feite worden bestaande services en reeds aanwezige systemen aan elkaar gekoppeld en wel binnen een cloud-omgeving. Het gaat dus niet om nieuwe protocollen, maar om de vertaling ervan naar deze gedeelde omgeving: het digitale platform. En daar komt de rol van de IT-dienstverlener om de hoek kijken.
Kwetsbare opstelling
Het mes snijdt bij deze efficiencyslag aan meerdere kanten. Een optimale levering is niet alleen voor de klant van belang, maar zeker ook voor de transporteur. De marges in het wegtransport zijn minimaal. Een half uur vertraging, of zelfs een niet-optimale bandenspanning kan het verschil maken tussen winst en verlies. Een extra rit als gevolg van een verkeerd overgetypte order kost geld. De financiële druk bij alle andere partners in de keten is echter niet minder fors.
Wat we in de markt zien is dat het steeds vaker gebeurt dat ketenpartners dergelijke uitdagingen en risico’s openhartig met elkaar durven te bespreken. Bij elk van hen staan bedrijfsmodellen onder druk. Door samen naar oplossingen te zoeken, met een IT-partij die als Haarlemmerolie fungeert, is een wereld te winnen.
