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Staatsbosbeheer

Natur trifft IT.

grünes Datenlabyrinth

Viele Unternehmen scheiterten wegen mangelnder Integration. Webshops, Banken und Geschäfte mit mehreren Standorten leben von Kompatibilität. Das traf sicherlich nicht auf Staatsbosbeheer zu. Trotz des öffentlichen Charakters und der vielen Geschäftsbereiche ging es der quasi-staatlichen Institution gut.

Aber die Zeiten ändern sich. Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit sind heute essenziell und nicht nur schmückendes Beiwerk. Grund genug, diese Eigenschaften zu verbessern, dachten sich Henk Nijburg und Robbert Mackiewicz. Am Hauptsitz von Staatsbosbeheer in Amersfoort haben wir die Implementierung des ESB und die Zusammenarbeit mit den Yenlo-Gurus eingeläutet.

staatsbosbeheer

Wie man die grünste Organisation der Niederlande modernisiert

Wenn man auf Staatsbosbeheer schaut, ist eine komplexe IT-Infrastruktur wahrscheinlich nicht der erste Gedanke, der in den Sinn kommt. Doch dieser erste Blick kann täuschen. Staatsbosbeheer beschäftigt sich mit mehreren Geschäftsbereichen wie Naturmanagement, Erholung und Immobilien, die Tausende von Nachrichten pro Tag austauschen und verarbeiten. Hinzu kommt ein ständiger Datenaustausch über Mitarbeiter, Finanzen und Planung. Darüber hinaus gibt es eine große Anzahl von freiwilligen Projekten und Veranstaltungen. In der Summe wurde immer verständlicher, dass die IT-Abteilung mit einer Unmenge von Datenverbindungen zu tun hatte.

Wenn man auf Staatsbosbeheer schaut, ist eine komplexe IT-Infrastruktur wahrscheinlich nicht der erste Gedanke, der in den Sinn kommt. Doch dieser erste Blick kann täuschen. Staatsbosbeheer beschäftigt sich mit mehreren Geschäftsbereichen wie Naturmanagement, Erholung und Immobilien, die Tausende von Nachrichten pro Tag austauschen und verarbeiten. Hinzu kommt ein ständiger Datenaustausch über Mitarbeiter, Finanzen und Planung. Darüber hinaus gibt es eine große Anzahl von freiwilligen Projekten und Veranstaltungen. In der Summe wurde immer verständlicher, dass die IT-Abteilung mit einer Unmenge von Datenverbindungen zu tun hatte.

Henk Nijburg, Informationsarchitekt und Interface-Koordinator, kann direkt aus dem grünen Datenlabyrinth berichten. „Es gibt eine enorme Vielfalt an Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen“, erklärt er. "Man verliert einfach den Überblick." Auch wenn einige der bestehenden Systeme miteinander verbunden waren, gab es keinen zentralen Knotenpunkt, außerdem konnten Daten nicht wiederverwendet werden. "Es fehlte uns an einer Dokumentation", fügt Henk hinzu."Nur wenige IT-Spezialisten wussten, wie die Software-Infrastruktur aufgebaut war. Sollten uns diese Mitarbeiter verlassen, wäre die gesamte Expertise verschwunden."

“Ist ein ESB wirklich nötig?”

Es war eindeutig Zeit für einen neuen Ansatz. Der erste Schritt gelang mit der Einführung des CSMi (Conversation Management System international). Dieses System ermöglichte die Bündelung und die Analyse eingehender Informationen zum Natur- und Standortmanagement. Diese Maßnahme würde zu bessere Einblicke in Planungsabläufe, anstehende Arbeiten und Immobiliendaten gewähren. Es war eine großartige Idee, aber ein wichtiges Element fehlte noch. Das CSMi war nicht an das Finanzsystem angebunden, das beim Datenaustauschs eine besonders wichtige Rolle spielte.

Nach einer sorgfältigen Vorabanalyse wurde der ESB vom Open-Source-Anbieter WSO2 gekauft, um diese Verbindung doch noch zu ermöglichen. “Sowohl Henk als auch ich begannen dann mit unserer Lobbyarbeit, um den ESB mit allen anderen Systemen zu verbinden", sagt Robbert Mackiewicz, technischer Architekt. Aber nicht alle waren von dieser zeitaufwändigen Implementierung begeistert. “’Ist ein ESB wirklich nötig?’, fragten mich die Leute", erinnert sich Henk lachend. "Doch die Zeit war reif für diese wichtige Veränderung.”

Einen Blick über die Abteilung hinaus wagen

Die Überzeugungskraft von Henk und Robbert schien Wirkung zu zeigen. Der ESB wurde weiter ausgebaut und für die gesamte Organisation nutzbar gemacht. Staatsbosbeheer hatte sich bei der Implementierung des CMSi auf die Unterstützung der Yenlo-Gurus verlassen, weshalb sie auch an diesem nächsten Schritt beteiligt waren. Zusammen mit Henk und Robbert kartierten die Yenlo Gurus jegliche Anwendungen und Business-Systeme von Staatsbosbeheer und dokumentierten alles, was sie finden konnten: Systeme und deren Strukturierung, Wiederverwendung von Daten, Standards für den Informationsaustausch und Vereinbarungen über Sicherheit und Autorisierung. „Niemand mag es zu dokumentieren. Aber es ist entscheidend für jede Organisation, die ihre Verfahren auf eine formale Ebene bringen möchte – das gilt ganz besonders für Staatsbosbeheer", sagt Henk. "Wir haben einfach zu viele Domains und zugehörige Anwendungen und müssen unser Wissen gewissermaßen speichern." Das ESB-Projekt ging über die Grenzen des IT-Teams hinaus. "Als Informationsarchitekt müssen Sie einen Blick über die Abteilung hinaus wagen ", sagt Henk. „Wir beschäftigen uns mit der Struktur des gesamten Unternehmens.”

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Komplexer als erwartet

Mit der Einführung des ESB begann das große Reinemachen. “Wir mussten viele Dinge erledigen", erklärt Robbert. "Damals waren viele Anwendungen und Geschäftssysteme nicht ESB-fähig." Es gab einen starken Mangel an Kontrolle, die Nutzung von Informationen und Geschäftsanalysen steckten noch in den Kinderschuhen. Dieser Zustand beeinflusste direkt die Funktionsweise der installierten APIs und Webservices. "Das Projekt erwies sich als viel größer als wir dachten", erklärt Robbert. "Wir mussten zunächst einen Rückschlag hinnehmen.”

Glücklicherweise lief es am Ende gut. Zusammen mit Henk und Robbert gaben die Yenlo-Gurus ihr Bestes. "Sie haben buchstäblich jedes einzelne Problem erkannt", sagt Henk. "Sie haben über alle Themen berichtet, was ein klares Bild der zu verbessernden Bereiche entstehen ließ." Auf die Frage nach der Zusammenarbeit mit Yenlo ist er mehr als zufrieden. "Robbert und ich wollten genau wissen, wie alles funktioniert. Wie arbeitet das System? Wie machen wir unsere alten Systeme für die neue Methode fit? Das Team hat uns das sehr gut erklärt.”

Der ESB ist bereit für den Start und die neuesten Anwendungen werden bald live gehen. Verträge und Rechnungen für Schuldner werden schon jetzt ausgetauscht. Dank eines neuen Dashboards erhalten verschiedene Teams einen Einblick in die Datenflüsse, die durch das gesamte Unternehmen laufen. "Das ist nicht nur wegen der visuellen Aspekte praktisch", erklärt Robbert. "Mitarbeiter werden den Datenfluss verstehen – und wenn man einmal versteht, wie etwas funktioniert, wird es lebendig". In Zukunft will Staatsbosbeheer mit externen Entwicklern, Universitäten und der Öffentlichkeit enger zusammenarbeiten. "Ein ESB ist in der Lage, all das zu ermöglichen", sagt Robbert.

“Sie liefern Qualität, und sie beziehen uns bei jedem Schritt mit ein. Das ist es, was zählt.”

“Viele unserer Daten sind für andere Gruppen nützlich und umgekehrt", erklärt er. "Stell dir vor du änderst einen Wanderweg. Das ist einfach. Als Wanderer ist man bald in der Lage, Veränderungen zu kommunizieren und selbst Vorschläge zu machen." Der ESB ist ein guter Ausgangspunkt, um solche Zukunftsträume wahr werden zu lassen – und wer weiß, was er sonst noch bewegen könnte. Die Yenlo-Gurus bieten eine großartige Unterstützung, erzählt uns Henk. "Sie liefern Qualität, und sie beziehen uns bei jedem Schritt mit ein. Das ist es, was zählt.”

Über Staatsbosbeheer

Staatsbosbeheer verwaltet die Wälder und Naturgebiete der Niederlande. Zusammen mit 960 Angestellten und noch mehr Freiwilligen arbeitet die quasi-staatliche Institution an der Erhaltung und Entwicklung unseres grünen Erbes. Eine Mammutaufgabe, könnte man sagen! Staatsbosbeheer ist in verschiedenen Bereichen tätig, einschließlich Immobilienverwaltung, Experience & Utilize, Boden und Gebäude sowie Entwicklung und Management. Sie organisieren Veranstaltungen und Aktivitäten, erstellen Strategien und führen operative Aufgaben aus. Diese Tätigkeiten werden für das ganze Land erledigt, aber auch für jede einzelne Provinz und Region. Staatsbosbeheer pflegt eine enge Partnerschaft mit verschiedenen Regierungsorganisationen, darunter das Wirtschaftsministerium, das Ministerium für öffentliche Arbeiten und die zwölf Provinzen.

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"Robbert und ich wollten genau wissen, wie alles funktioniert. Das Team hat uns das sehr gut erklärt."

Henk Nijburg, Informationsarchitekt und Interface-Koordinator

Staatsbosbeheer ist gegenüber der Regierung und der Gesellschaft rechenschaftspflichtig und veröffentlicht regelmäßig Neuigkeiten und Berichte. Eine stärkere Einbeziehung der Öffentlichkeit, der Wirtschaft und der sozialen Organisationen gehört zu den wichtigsten Antriebspunkten.

Solutions und Services mit denen wir dieses Projekt zu einem großen Erfolg gemacht haben.

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